شرایط ثبت اسناد
ثبت اسناد یکی از مهمترین موضوعات در جامعه است چرا که با ثبت اسناد دیگر نباید نگران بود، نگران از جعل، استفاده از سند مجعول و... حال ثبت اسناد چطور و چگونه صورت می گیرد و یا اینکه اگر ثبت اسناد صورت بگیرد دیگر جای نگرانی وجود نخواهد داشت، آیا در خصوص ثبت اسناد می توان ادعای خلاف داشت، مرجع ثبت اسناد کجاست و اگر تشریفات ثبت اسناد رعایت نشود، آیا ضرری متوجه ثبت کننده خواهد بود و هزاران سئوال بی پاسخ خود را در خصوص ثبت اسناد می توانید از مقاله پیش رو که ارائه شده توسط گروه وکلای رسمی و از سوی وکیل پایه یک دادگستری  می باشد را مطالعه فرمایید. ثبت اسناد چیست؟ برای ثبت اسناد چه باید کرد؟ ثبت اسناد چه کاربرد هایی دارد؟ برای ثبت اسناد به کجا باید مراجعه کرد؟ درباره ثبت اسناد بدانیم.

سند و اقسام آن:
مطابق ماده 1284 قانون مدنی که در تعریف سند آمده و مقرر نموده: «سند عبارت است از هر نوشته ای که در مقام دعوا یا دفاع قابل استناد باشد» ولیکن در قانون ثبت تعریفی در خصوص سند ارائه نشده است.
به طور کلی سند به 2 دسته تقسیم می شود:
1- سند رسمی ماده 1284 قانون مدنی
2- سند عادی ماده 1286 قانون مدنی

تعریف سند رسمی مطابق قانون مدنی:
قانونگذار در قانون مدنی 3 نوع اسناد را رسمی شناخته است بدین ترتیب:
1- اسناد ثبت شده در «اداره ثبت اسناد و املاک» مانند ثبت ملک در دفتر املاک و... «البتی گفتنی است که در این خصوص می بایست تنظیم بر اساس مقررات صورت پذیرفته باشد».
2- اسنادی که در دفاتر اسناد و املاک ثبت شده است مانند سند بیع، وکالت و...
3- اسنادی که نزد مأموران رسمی تنظیم شده باشد مانند شناسنامه که توسط مأموران اداره ثبت احوال وفق مقررات صادر شده باشد. مشروط به آنکه تنظیم کننده سند، صلاحیت تنظیم آن سند را داشته و نیز سند طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشد.

تشریفات قانونی ثبت اسناد:
1- تشریفاتی که عدم رعایت آنها باعث می شود سند از رسمیت خارج شود مانند عدم امضاء سر دفتر
2- تشریفاتی که عدم رعایت آنها باعث نمی شود سند از رسمیت خارج شود مانند عدم رعایت مقررات راجع به تمبر
نکته 1- ماده 1294 قانون مدنی مقرر نموده است: «رعایت نکردن مقررات راجع به تمبر باعث خروج اسناد از رسمیت نمی گردد.»
نکته 2- اسناد رسمی نسبت به طرفین، وراث و قائم مقام آنها معتبر است ولی اعتبار آنها نسبت به اشخاص ثالث زمانی است که در قانون به آن تصریح شده باشد.
تعریف سند عادی در قانون مدنی:
مطابق ماده 1289 قانون مدنی، قانونگذار به غیر از اسناد ذکر شده در ماده 1287 قانون مدنی سایر اسناد را عادی می داند، به گونه ای که در ماده 1293 قانون مدنی مقرر نموده است که: «هرگاه سند به وسیله یکی از مأموران رسمی تنظیم شده ولی
1- مأمور صلاحیت تنظیم را نداشته
2- ترتیب مقرر شده در قانون در خصوص تنظیم را رعایت نکرده باشد
در صورتی که دارای امضاء یا مهر باشد سند عادی است.
نکته- اگر سند ذکر شده دارای مهر یا امضاء نباشد، فاقد سندیت می باشد.

تعریف سند رسمی از نظر قانون ثبت:
سند رسمی در قانون ثبت تعریف نشده است ولیکن از مجموع مواد مربوطه می توان گفت که سند رسمی، سندی است که مطابق قوانین در دفاتر اسناد رسمی ثبت شده باشد. «بنابر نظر استاد غلامرضا شهری»
نکته- سند رسمی مورد نظر قانون ثبت اخص از سند رسمی مذکور در قانون مدنی است بدین شرح که: «هر سندی که از منظر قانون ثبت، رسمی است از نظر قانون مدنی هم رسمی است ولی این امکان وجود دارد که سندی از نظر قانون مدنی رسمی باشد ولی از نظر قانون ثبت، سند رسمی محسوب نشود مانند سند مالکیت که بنابر تعریف قانون مدنی، از اسناد رسمی بوده ولیکن در عرف ثبتی فقط به آن سند مالکیت می گویند و نه سند رسمی، چراکه مطابق قانون ثبت، اسناد رسمی قابلیت لازم الاجرا بودن، بدون حکم دادگاه را دارند که این خصیصه در سند مالکیت وجود ندارد و نمی توان با سند مالکیت اجرائیه بر تخلیه ملک یا خلع ید از آن صادر کرد.
شرایط تنظیم و ثبت اسناد رسمی:
قوانین و مقررات ثبت از جمله قوانین آمره بوده، فلذا نمی توان در تنظیم سند، مقررات آن را نادیده گرفت و یا بر خلاف این مقررات سند صادر نمود.
شرایط صدور سند به 2 دسته تقسیم می شوند:
1- شرایط شکلی
2- شرایط ماهیتی

1- شرایط شکلی سند:
1- استفاده از اوراق چاپی مخصوص برای تنظیم سند:
این اوراق توسط «سازمان ثبت اسناد و املاک» برای تنظیم سند رسمی تهیه و در اختیار ارگان های تابعه قرار می گیرد مانند عقدنامه یا طلاق نامه که در اختیار دفاتر اسناد رسمی ازدواج و طلاق قرار می گیرد.
2- الزاماً تنظیم به زبان فارسی باشد:
این شرط به گونه ای از ماده 61 قانون ثبت قابل استفاده می باشد ماده مذکور بدین شرح آمده است: «هرگاه طرفین معامله یا شهود، زبان فارسی را ندانند و مسئول دفتر نیز زبان آنها را نداند اظهارات آنان به وسیله مترجم رسمی ترجمه خواهد شد...»
3- وجود تمبر:
برای برگه های چاپی، مالیات اخذ می گردد که این مالیات را حق تمبر می گویند و بهای اوراق نیز گفته می شود.
4- پرداخت مالیات و عوارض قانونی و همچنین پرداخت حق الثبت و حق التحریر:
هر یک از طرفین مکلف به پرداخت مالیات و عوارض و همچنین حق التحریر و حق الثبت می باشد، فلذا معافیت از مالیات به موجب قانون می باشد به طور مثال طبق ماده واحده قانون معافیت دانشجویان بورسیه و هیأت علمی، آنها از پرداخت حق الثبت معاف می باشند ولیکن حق التحریر و بهای اوراق را بایستی پرداخت نمایند.
5- الزام به امضاء و مُهر:
هر سند می بایست به امضاء و مُهر سر دفتر برسد و چنانچه فاقد امضاء یا مُهر سر دفتر باشد از رسمیت خارج می شود مستند به ماده 55 قانون ثبت
6- تاریخ تنظیم و شماره سند رسمی:
در هر سند رسمی تاریخ تنظیم و همچنین شماره سند رسمی دارای آثار مهمی است بدین شرح که:
1- اهلیت طرفین را در هنگام تنظیم سند مشخص می نماید.
2- قوانین جاری در هنگام تنظیم سند مشخص می گردد.
3- وجود شماره باعث جلوگیری از جعل و تزویر و باعث ارتقاء امنیت در اسناد رسمی می گردد.

شرایط ماهیتی سند:
1- صلاحیت تنظیم کننده سند:
سند می بایست توسط اداره ثبت اسناد و املاک و یا در دفاتر اسناد رسمی و نزد مأموران رسمی که صالح به تنظیم می باشند تنظیم گردد.
2- اهلیت:
طبق قوانین و مقررات ثبتی، شخص ممنوع المعامله نمی تواند معامله خود را با سند رسمی واقع سازد.
3- وجود قصد و رضا:
مطابق با ماده 65 قانون ثبت که مقرر نموده: «امضاء ثبت سند پس از قرائت آن توسط طرفین معامله یا وکلای آنها دلیل رضایت آنها خواهد بود».
4- مشروعیت معامله و عدم مخالفت با قانون و نظم عمومی و اخلاق حسنه:
مطابق ماده 60 قانون ثبت که مقرر نموده: «مسئول دفتر ثبت نباید اسناد راجع به معاملاتی را که مدلول آن مخالفت صریح با قوانین موضوعه مملکتی داشته باشد، ثبت نماید» البته مواد 190 و 217 قانون مدنی بر این موضوع تصریح دارند.
نکته- هرگاه سندی با مشخصات فوق الذکر، ثبت گردد فاقد اعتبار بوده و هر ذینفع می تواند با استناد به ماده 975 قانون مدنی تقاضای ابطال آن را از دادگاه صلاحیت دار درخواست نماید.

انواع سند:
1- سند اجرایی:
اسنادی که مقررات اجرایی دارند، چه از طریق دادگاه یا چه سند رسمی لازم الاجرا که بدون حکم دادگاه قابلیت اجرا دارد و یا اسناد عادی که به موجب قانون، لازم الاجرا می باشند مانند چک و...
2- سند انتقال اجرائی:
هرگاه پس از مزایده ملک مورد حراج و مزایده به برنده مزایده منتقل گردد این سند را سند انتقال اجرایی می نامند.
3- سند مالکیت معارض:
در این خصوص مقاله کاملی در سایت وجود دارد که با کلیک می توانید به آن دسترسی بیابید «سند مالکیت معارض».
4- سند ثبت کشتی:
گواهی نامه ای است که از سوی سازمان بنادر و کشتیرانی در 2 نسخه به نام کشتی تنظیم و صادر می گردد.
5- سند گواهی امضاء:
سند عادی است که امضاء مندرج در آن توسط سر دفتر تصدیق شده است.
نکته- دفاتر اسناد رسمی نمی توانند نسبت به اسناد عادی که موضوع آنها مالی باشند را  تصدیق گواهی امضاء نمایند.
6- رونوشت اسناد رسمی:
رونوشت «کپی» سندی است که مطابق آن با ثبت دفتر، تصدیق شده است و به منزله اصل سند است مستند به ماده 74 قانون ثبت

اقسام ثبت:
1- ثبت اجباری «ثبت املاک الزامی است مستند به ماده 47 قانون ثبت»
2- ثبت اختیاری «ثبت اسناد اختیاری است مگر در موارد ماده 46 قانون ثبت»

با پیشرفت جوامع و تخصصی شدن موضوعات وجود یک وکیل پایه یک دادگستری در کنار خانواده ها احساس می شود به گونه ای که هر خانواده می بایست در تمام امور حقوقی خود از وکیل یا وکلای دادگستری بهر جویند، این موضوع بدان معنا نیست که صرف مشاوره حقوقی در امور کفایت امر نموده و نیاز به حضور وکیل دادگستری در پرونده های حقوقی، کیفری و... نمی باشد. آنان که پس از بروز مشکلات به فکر چاره افتاده اند درک خواهند نمود که وجود وکیل دادگستری قبل از هر اقدام تا چه حد یکی از ملزومات است. پس قبل از هر اقدام حقوقی به متخصصان امور وکالت یعنی وکلای دادگستری، اشخاصی که دارای پروانه وکالت می باشند مراجعه نمایید.

روابط عمومی گروه وکلای رسمی